Um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten und eine Überprüfung seitens der zuständigen Behörden zu ermöglichen, müssen sich sämtliche Unterlagen, also die Produktunterlagen des Herstellers, die EPREL-Erklärung, das Energielabel, die CE-Erklärung, der Kundenauftrag und die zugehörigen Rechnungen auf den Zeitpunkt beziehen, zu dem das Gerät in Verkehr gebracht wird. Diese Dokumentation muss alle Komponenten und Zubehörteile beinhalten, die zu dem Zeitpunkt, zu dem das Gerät in Verkehr gebracht wird, einen Einfluss auf seinen Energie-Effizienz-Index haben.

Die Veränderungen, die nach dem Inverkehrbringen an dem Produkt vorgenommen werden, haben auf das Energielabel, das ursprünglich vom Hersteller mitgeliefert wurde, keinen Einfluss.